АПРО

СОВРЕМЕННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯМИ

Назначение. Возможности. Затраты. Эффективность. Способы создания и внедрения.

В условиях жесткой конкуренции, динамического рынка даже самые консервативные или небогатые предприятия не могут позволить себе отказаться от такого мощного средства, как автоматизация. Выгода от использования современных компьютерных технологий в промышленности столь велика, что эпоха агитации за автоматизацию давно прошла. Теперь лишь стоит вопрос: «Как?». Чтобы ответить на этот вопрос, надо проанализировать, что и в каком состоянии есть в наличии.

Современные технологии управления предприятиями разделяют решаемые задачи на две группы:

технологические производственные;
экономические, административные и логистические.

Первая группа относится строго к производственной деятельности предприятия, вторая – к административно-хозяйственной.

Если использовать терминологию, ранее применявшуюся в стране, то первая группа именовалась АСУТП (Автоматизированные системы управления технологическими процессами), вторая - АСУП (Автоматизированные системы управления предприятием).

Целью настоящего обзора является именно вторая группа.

Классификация предприятий и производств.

Цели, задачи, выбор систем автоматизации и способы их внедрения во многом зависят от таких факторов как тип предприятия и тип производства.

По размерам предприятия можно отнести к трем типам:

большие (в том числе это могут быть корпорации, холдинги и т.п.);
средние – предприятия с численностью работающих до 4000 человек;
малые.

По классификации Gatner Group, все многообразие производств можно свести к трем основным типам:

проектное производство;
дискретное производство;
процессное производство.

Проектное производство – это уникальное разовое производство (например, судостроение), технология которого заранее не задана.

Дискретное производство – характеризуется тем, что выпускаемая продукция собирается из отдельных компонент, согласно конструкторским или производственным спецификациям конечного изделия. При этом, в дискретном производстве выделяют несколько видов организации производства:

изготовление на склад (объем производства планируется от максимальной загрузки мощностей и при этом предполагается, что вся продукция будет реализована);
изготовление на заказ (объем производства планируется исходя из имеющихся заказов).

Процессное производство - состоит из ряда технологических процессов, каждый из которых не может быть прерван в произвольный момент времени. Помимо конечного продукта, в процессном производстве обычно выпускается несколько побочных и сопутствующих продуктов. Для процессных производств характерны неразрывные внутренние связи между различными видами продукции, производимыми в ходе одного процесса (например, добыча и переработка полезных ископаемых, химическое и металлургическое производства).

Для каждого из типов производств характерны своя специфика планирования и управления. Если в планировании дискретных производств исходят из объемных показателей производственных планов и жестко заданного состава конечного изделия, то в проектных производствах за основу берутся списки работ по проекту и их взаимосвязи (т .е. составляются сетевые графики работ). В процессных производствах на первое место выходят показатели загрузки производственных мощностей и вариантность технологического процесса.

Характерной особенностью больших и средних предприятий в настоящее время является тот факт, что процессы их развития вызывают изменения во внутреннем устройстве:

усложнение организационной структуры (наличие в составе компаний автономных предприятий, сложная система производственных и административных связей между автономными объектами);
географическая разбросанность производственных, складских и др. подразделений;
наличие производств различных типов;
расширение видов деятельности;
наличие международной сети поставщиков материальных ценностей и услуг;
усложнение логистических цепочек поставок продукции как внутри, между автономными подразделениями компании, так и вовне, между компанией и поставщиками и заказчиками.

Таким образом, даже на обычном среднем предприятии (не говоря уже о корпорации) могут существовать производства различных типов. В таком случае, для поддержки планирования и управления всем предприятием в целом, информационная система должна уметь работать с каждым из этих типов производств.

Каждое предприятие, в процессе общей хозяйственной деятельности, осуществляет множество конкретных видов деятельности (ВД), которые по своим признакам и назначению можно разделить на три категории:

основные виды деятельности;
вспомогательные виды деятельности;
обеспечивающие виды деятельности.

Основные и вспомогательные виды деятельности связаны непосредственно с материальной сферой производства либо со сферой оказания работ, услуг.

Обеспечивающие виды деятельности связаны с исполнением функций управления предприятием. Предметом и результатом обработки в обеспечивающих видах деятельности являются данные (информация), носителями и хранилищами которой, в основном, являются документы и компьютерные базы данных. Автоматизированные системы управления предприятием охватывают именно обеспечивающие виды деятельности.

Перечень обеспечивающих видов деятельности предприятия (не претендующий на полноту, но достаточно полно характеризующий деятельность большинства промышленных предприятий) можно представить в следующем виде:

планирование (бизнес-планирование, планирование продаж, планирование производства и т.д.);

управление снабжением;

управление сбытом;

управление финансами;

бухгалтерский и налоговый учет;

правовое обеспечение;

управление трудом и заработной платой;

управление кадрами;

оперативное управление производством;

управление качеством;

управление ремонтами;

управление перевозками (ж/д и автотранспортом);

управление капитальным строительством;

управление техникой безопасности;

управление социальной сферой;

делопроизводство и документооборот.

Назначение информационных систем. Возможности. Эффективность.

«Идеальная» информационная система управления предприятием должна автоматизировать все или, по крайней мере, большинство из перечисленных видов деятельности. При чем, автоматизация должна быть выполнена не ради автоматизации, а с учетом затрат на нее, и дать реальный эффект в результатах финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Но автоматизация каждого вида деятельности не есть еще путь к успеху. Важно осуществить автоматизацию в рамках единого информационного пространства и во взаимосвязях автоматизируемых функций. Это значит, что на предприятии должна быть создана база данных, которая обеспечивает хранение информации и доступность ее для всех составляющих системы управления. Наличие такой базы данных позволяет сформировать информацию для принятия решений. Сама по себе информационная система не является инструментом для принятия управленческих решений. Решения принимаются людьми. Но система управления в состоянии представить или «подготовить» информацию в таком виде, чтобы обеспечить принятие решения. Системы поддержки принятия решений в состоянии обеспечить, например:

отслеживание эффективности работы различных участков и служб для выявления и устранения слабых звеньев, а также для совершенствования бизнес-процессов и организационных единиц (т.е. анализ информации может привести к изменению правил выполнения тех или иных управленческих процессов и даже к изменению организационной структуры предприятия);
анализ деятельности отдельных подразделений;
обобщение данных из различных подразделений;
анализ показателей различных направлений финансово-хозяйственной деятельности предприятия для выделения перспективных и убыточных направлений бизнеса;
выявление тенденций, развивающихся на предприятии, так и на рынке.

Особо следует отметить роль сетевых технологий и Интернет в деятельности предприятий, обеспечивающих новые чрезвычайно эффективные возможности по доступу и обмену информацией с внутренними и внешними партнерами по всем видам деятельности. Возможности оперативного обмена информацией с партнерами, находящимися зачастую за тысячи километров, позволяют например, в несколько раз сократить время, затрачиваемое на согласование и заключение договоров на приобретение или продажу продукции, работ и услуг, оперативно передавать в электронном виде отчетные данные в вышестоящие органы управления, государственные статистические и налоговые органы. Для корпораций, подразделения которых расположены в различных географических точках, без проблем обеспечивается оперативная передача данных по всем составляющим деятельности для обеспечения возможности ежедневного учета, контроля и принятия необходимых решений по согласованной их работе.

Сегодня к информационным системам управления предприятиями предъявляются требования не только обеспечить «замкнутый внутренний» учет и управление, но и обеспечить доступ и обмен информацией с внешними партнерами.

Даже быстрый взгляд на перечень видов деятельности и типы предприятий позволяет усомниться в том, что существует некая супер универсальная Информационная система, которая в состоянии решить все проблемы автоматизации любого предприятия и на все случаи жизни.

Теперь самое время перейти к описанию типов информационных систем, существующих на сегодняшнем рынке.

1.Системы ограниченного или специализированного назначения

Системы этого типа автоматизируют отдельные виды деятельностей или отдельные бизнес-процессы. К таким относятся например, системы автоматизации проектно-конструкторских работ, системы управления делопроизводством и документооборотом, системы управления бухгалтерской деятельностью (например, 1С- Бухгалтерия), системы управления кадрами и т.д. Эти системы не дают возможности комплексно реализовать систему управления предприятия. Попытка построить систему управления предприятия на основе применения набора таких систем приводит к наличию на предприятии комплекса разнородных средств, поставляемых различными производителями, зачастую реализованных на разных платформах. Это приводит к тому, что на предприятии нет взаимосвязанного единого информационного пространства, требуется наличие многочисленного специального персонала, способного поддерживать работоспособность этих разнородных систем, необходимо постоянно поддерживать контакты со всеми поставщиками этих систем. В результате, при значительных затратах на приобретение и эксплуатацию, должная эффективность всей системы управления не достигается.

2.Системы планирования производственных ресурсов

В современной терминологии системы данного класса получили название MRPII (Manufacturing Resource Planning) – Планирование производственных ресурсов.

Эволюция развития информационных систем управления (промежуточные этапы опускаем) привела к появлению систем, суть которых заключалась в том, что прогнозирование, планирование и контроль производства осуществляется по всему циклу от закупки сырья до отгрузки товара потребителю. Система класса MRPII имеет целью интеграцию всех основных процессов, реализуемых предприятием, таких как снабжение, запасы, производство, продажа, планирование, контроль исполнения планов, затраты, финансы, учет основных средств и т.д.

В результате использования интегрированной системы типа MRPII обеспечивается :

получение оперативной информации о текущих результатах деятельности предприятия, как в целом, так и детализацией по отдельным заказам/подразделениям, видам ресурсов, выполнению планов;
долгосрочное, оперативное и детальное планирование деятельности предприятия с возможностью корректировки планов на основе оперативной информации;
решение задач оптимизации производства и материальных потоков;
реальное сокращение материальных ресурсов на складах;
автоматизация работ по исполнению договоров с контролем за платежами, поставками и отгрузкой продукции;
финансовое отражение деятельности предприятия в целом;
значительное сокращение непроизводственных затрат и т.д.

В целом о системах MRP можно сказать, что они обеспечивают производственную и финансовую деятельность отдельного предприятия. Международным стандартом предусмотрено описание 16 групп функций, характерных для систем MRPII:

Планирование продаж и производства;
Управление спросом;
Составление плана производства;
Планирование материальных потребностей;
Спецификации продуктов;
Управление складом;
Плановые поставки;
Оперативное управление на уровне цеха;
Планирование потребностей в мощностях;
Контроль исполнения;
Материально-техническое снабжение;
Управление финансами, и др.

Однако, при этом все же автоматизируются не все бизнес-процессы предприятия (как и было сказано ранее, не существует системы, автоматизирующей все возможные бизнес-процессы).

Системы такого класса исполняются в виде отдельных модулей, реализующих те или иные функции, что позволяет приобретать и внедрять их поэтапно.

3.Системы планирования корпоративных ресурсов

Развитие транснациональных корпораций, имеющих по всему миру сеть своих удаленных производственных и непроизводственных объектов, усложнение их организационных структур повлекло за собой увеличение управленческих издержек и затрат на поддержание сложных логистических структур поставок продукции. Для оптимизации решения этих задач системы MRPII , были развиты до так называемых ERP-систем. По существу ERP-система это есть MRPII-система с расширенными возможностями работы с сетью филиалов и зависимых компаний, расположенных по всему свету. Следует отметить, что стандарт на состав ERP-систем до сих пор окончательно не сформирован.

Построены все системы этого класса так же по модульному принципу. Каждый модуль реализует определенный набор функций и может приобретаться независимо от другого. Стоимость модуля определяется количеством лицензий на модуль, т.е. количеством пользователей имеющих возможность одновременно работать с данным модулем. Таким образом, стоимость модуля будет равна цене лицензии умноженной на количество лицензий.

Современный рынок информационных управленческих систем состоит трех-пяти систем, которые относятся к классу ERP и множества в разной степени развитых систем класса MRPII. Признанными на мировом рынке лидерами ERP-систем являются системы: SAP R/3, Oracle Application, Baan и J. D. Edwards.

Для этих систем также можно отметить тот же недостаток – ни одна из них не покрывает всех видов деятельностей и бизнес-процессов.

Затраты

Стоимость типичного проекта внедрения ИС складывается из нескольких составляющих.

Прежде всего, это стоимость самого программного продукта, реализующего систему управления. В большинстве случаев определяется как произведение стоимости лицензии одного рабочего места на количество рабочих мест. Если программное обеспечение состоит из нескольких компонент, то лицензироваться может каждая компонента (например, компоненты «Управление снабжением», «Управление сбытом» и т.п.) и в таком случае стоимость будет складываться из стоимости лицензий всех компонент. В любом случае нужно точно выяснять у поставщика, какие компоненты входят в заявленную стоимость, каковы правила лицензирования компоненты (стоимость компоненты без ограничения на количество рабочих мест или лицензия на каждое рабочее место, каковы правила приобретения дополнительных рабочих мест или дополнительных компонент).

Второй обязательный компонент стоимости является цена программного обеспечения СУБД (системы управления базой данных) на базе которой работает система управления. Здесь могут быть 2 принципиальных варианта поставки: - стоимость СУБД входит в стоимость поставки основного программного продукта, либо приобретается отдельно. Возможен вариант, когда разные компоненты программного обеспечения системы управления работают на разных СУБД. В этом случае, приобретать придется несколько различных СУБД (а случаи такие достаточно часты).

Третьей составляющей является стоимость сопровождения и технической поддержки программного обеспечения системы управления и СУБД. Обычно это 15-20 % от стоимости программного продукта за годичный период сопровождения.

И, наконец, последней и нередко самой весомой составляющей является стоимость внедрения. При варианте поставки системы «под ключ» стоимость внедрения может доходить до суммарной стоимости трех перечисленных ранее составляющих.

Для примера. Стоимость лицензий на основные функциональные модули системы Oracle E - Business Suite колеблется от 1000 до 7000 долларов. Среднее предприятие, насчитывающее до 4000 человек требует не менее 300 автоматизированных рабочих мест. Таким образом, только за лицензии необходимо заплатить не менее 1 млн.долларов. И это все без учета затрат на пуско-наладку, сопровождение и техническую поддержку и т.д.

Стоимость лицензий систем среднего класса, например таких как «Галактика» (производство России), с учетом работ по наладке, колеблется от 1000 до 2000 долларов за лицензию.

Способы создания и внедрения.

В принципе, с учетом некоторых вариантов, существует два способа создания и внедрения систем управления предприятием (речь идет о системах класса MRPII или ERP):

Покупка типовых систем (одной интегрированной или набора ограниченных)
Разработка систем на заказ

Каждый из этих способов имеет свои преимущества и недостатки.

Мощные системы ERP класса, как правило, являются системами произведенными западными компаниями. Для их внедрения требуется хорошо структурированные, отлаженные и устоявшиеся бизнес-процессы, предполагающие высокую организационную культуру предприятия, наличие стабильных внутрикорпоративных стандартов, стабильных правил ведения бизнеса, устанавливаемых государством (бухгалтерское, налоговое законодательство) и т.д. (именно по этой причине опыт внедрения на предприятиях СНГ систем типа SAP R/3 и им подобных в большинстве случаев отрицательный). Несмотря на декларируемые поставщиками сроки внедрения, оцениваемые в 1-1.5 года, реальные сроки внедрения составляют более 2-х лет и часто желаемый результат так и не достигается. Сложность и закрытость этих систем (невозможность внесения изменений в программы силами самого предприятия в случае изменения законодательства или изменениях в бизнес-процессах предприятия) заставляет постоянно быть в контакте с поставщиком системы и нести постоянные дополнительные расходы на поддержание системы в работоспособном состоянии. Как правило, отсутствует качественная эксплуатационная документация на русском языке. Это вызывает необходимость проводить дорогостоящее обучение специалистов предприятия, пользующихся системой.

Системы такого класса, разработанные казахстанскими специалистами на рынке информационных систем, отсутствуют.

Разработка систем на заказ, в принципе, дает достаточную уверенность в том, что предприятие получит то, что ему нужно. Однако, здесь есть два варианта: заказывать разработку системы иностранной фирме либо привлечь к этому казахстанских специалистов. Привлечение на заказ иностранных специалистов, при всей кажущейся привлекательности (опыт разработки, хорошие отзывы, реклама и т. д.) обходится почти так же дорого, как и покупка готовой системы. При этом, разработчик может не согласиться на поставку открытой системы, привязав таким образом заказчика к себе «навечно», что также в последствии вызовет высокие эксплуатационные расходы.

Привлечение к разработкам казахстанских специалистов, потенциально несет в себе несомненные преимущества. Это во-первых, несравненно меньшие затраты на создание системы, возможность получения открытых систем, практически с минимальными затратами обучение персонала, участие самого персонала предприятия в проектировании системы на стадиях предпроектного обследования и разработки технического задания. Кроме того, нельзя не учитывать того фактора, что в этом случае деньги остаются внутри государства и работают на государство, способствуя тем самым становлению и развитию своих отечественных разработчиков. Неразвитость рынка услуг в области систем управления предприятиями (со стороны казахстанских разработчиков) еще не говорит о том, что у нас нет хороших специалистов или отсутствуют собственные разработки. Можно привести в пример систему, разрабатываемую на Актюбинском заводе хромовых соединений. Система создается на самых современных технических и программных средствах с использованием СУБД Oracle, с применением современных интернет-технологий.

За два года создана система, автоматизирующая следующие функции:

Управление закупками;
Управление товарно-материальными запасами;
Управление сбытом;
Управление персоналом;
Контроль качества сырья и готовой продукции;
Бухгалтерский учет;
Финансовый учет;
Расчет затрат на основное и вспомогательное производство;
Расчет затрат на ремонт и обслуживание основных фондов;
Расчет плановой и фактической калькуляции готовой продукции;
Расчет себестоимости готовой продукции.

При этом разработанная командой специалистов-разработчиков завода АЗХС комплексная информационная система полностью интегрируется со всеми программными продуктами фискальных органов Республики Казахстан.

В критических статьях о разработках систем на заказ одним из основных аргументов высказывается длительное время разработки. Однако, для наших предприятий этот вывод некорректен. Сроки внедрения покупных систем, как показывает практика на примере упомянутой уже системы «Галактика», не только не меньше, по сравнению со сроками разработки заказных систем, но и превосходят их и при этом, качество внедрения оставляет желать много лучшего. На том же самом АЗХС за два года создана система по функциональным возможностям не уступающая объявленным возможностям «Галактики», но превосходящая ее в реальном режиме эксплуатации.

И теперь, самый главный вопрос, касающийся создания и внедрения автоматизированных систем управления.

Прежде чем выбирать путь по которому идти, необходимо решить вопрос «куда идти». Ни в коем случае нельзя принимать решение какую систему покупать или кому заказать разработку. Первейшим этапом создания системы должно быть проведение работ по предпроектному обследованию (так называемый консалтинг). Пока не описаны и не проанализированы все бизнес-процессы предприятия, не построена модель предприятия «как есть сегодня», не сформулированы обоснованные требования к новой системе, не построена модель будущей системы «как должно быть», не разработано техническое задание не может быть и речи о покупке или начале разработки системы. Цель этой предпроектной работы заключается в том, чтобы разработать представление о будущей системе, описать функционально-информационную модель будущей системы и защитить ее перед заказчиком. Только после этого можно вкладывать деньги в покупку или разработку системы.

Опыт разработки на том же АЗХС показал, что пренебрежение с самом начале разработки этапом предпроектного обследования и разработки системного проекта (построение модели будущей системы), заставило уже через полгода после начала разработки вносить существенные изменения в уже созданные программы и информационные базы, т.е. было упущено реальное время, что, конечно же, сразу же сказалось на сроках внедрения.

Этап предпроектных работ (консалтинга) в зависимости от размеров и разнообразия видов деятельности предприятия, количества членов команды проводящей эту работы может занять от 4 до 6-7 месяцев. Но это время и эти затраты являются необходимыми, ибо экономия на этих затратах выльется в последствии в потерю уже не месяцев, а лет и не десятков, а сотен тысяч долларов, и чтобы потом, по выражению одного известного системного аналитика, «не было мучительно больно за бесцельно потраченные деньги».

Начальник отдела проектирования ТОО "АПРО" Живило Г.Я.